Det er er ikke alle ledere, som synes det er rart at afholde vanskelige samtaler med medarbejderne, men det er en del af jobbet. Du er måske en førstegangs leder, eller har været leder i et stykke tid, uden at skulle gennemføre en svær samtale.
Det er vigtigt at tage fat i problemer/situationer, når de opstår. Dette gøres ved hjælp af dialog med medarbejderen. Hvis du ønsker at afholde "Den svære samtale" og overvejer at give en påtale, eller en advarsel, kan det være en fordel af involvere din HR afdeling.
Følgende situationer/adfærd der kan udløse en samtale:
⦁ Manglende overholdelse af aftaler
⦁ For meget sygefravær⦁ Kommer for sent
⦁ Skabelse af splid mellem kollegerne
⦁ Modstand mod forandring
⦁ Muligt alkoholproblem
⦁ Taler for meget privat
Når samtalen afholdes er det vigtigt at huske på, at din kommunikation er andet end ord. Din gestus, mimik, øjenkontakt og lignende, udgør 55%. Den måde du siger tingene på udgør 38%. Det vil altså sige, at de ord du siger udgør 7% af en samtale.
Den svære samtale deles op i 3 faser:
Før samtalen forbereder du dig mentalt og på de spørgsmål du gerne vil stille. Dernæst indkalder du den pågældende medarbejder til samtale. Hvis samtalen bygger på statistik i en eller anden sammenhæng, er det vigtigt, at du har styr på din dokumentation.
Under samtalen skal du lytte og spørge ind og til slut opsummerer du, afrunder, samt aftaler, hvad næste skridt er. Det er vigtigt, at du har gjort klart, hvilke aftaler du er parat til at indgå med medarbejderen. Undervejs kan man nemt glemme noget, der er vigtigt. Du kan have en forestilling, hvordan samtalen forløber sig, men højt sandsynligt bliver det ikke en realitet.
Efter samtalen afhængig af samtalens emne kan man skrive et referat til medarbejderen. Husk at følge op på de indgående aftaler og forsøg at få feedback.
Hvis de uformelle adfærdskorrigerende samtaler og påtaler ikke hjælper, er du, som leder, nødt til at tage næste skridt, hvor du inddrager juraen. Juraen er et vigtigt fundament i tilfælde af afskedigelser eller bortvisninger.
Vi har udarbejdet et E-learning kursus, der omhandler "Den svære samtale". I dette E-learning kursus giver vi dig en idé om, hvordan man håndterer de vanskelige samtaler, som du måske støder på som leder. Du får viden og værktøjer til at gøre de svære samtaler lettere. Yderligere vil du møde to karakterer i forbindelse med dilemmaer, som giver dig indsigt i, hvordan du kan tackle de svære samtaler. Efter kurset vil du føle dig bedre klædt på til at tage denne form for samtaler.
Klik her for at bestille en gratis demo